Organizar a rotina de uma empresa não é fácil, seja ela grande ou pequena, por isso, algumas ferramentas são necessárias. Ainda mais com o momento atual e a implementação dos modelos de trabalho de home office e híbrido, manter o controle da produtividade de cada membro do time tornou- se algo cada vez mais complexo.
Em uma realidade caracterizada pela necessidade constante de inovação, o sucesso de qualquer negócio acaba por estar atrelado à sua capacidade de adaptação. Assim, as empresas que buscam novos recursos para realizar o seu planejamento, definir metas e estruturar os processos, acabam por ser as mais competitivas e aquelas que se destacam no segmento em que atuam.
Seja como for, para o bom funcionamento de qualquer equipe, é necessário a implementação de sistemas, processos e ferramentas unificados que possam auxiliar seus membros em suas tarefas diárias.
Para isso, a implementação de ferramentas tecnológicas é a única opção. Seus impactos vão desde a criação de estratégias de marketing, por exemplo, a gestão de pessoas ou comunicação do time de vendas.
Ferramentas que otimizam a rotina de trabalho
Cada vez mais o mercado exige dos profissionais e das empresas produtividade e atenção às tendências na área de tecnologia que impactam diretamente e positivamente em seus desempenhos.
Portanto, essas ferramentas são um conjunto de tecnologias e métodos que viabilizam a agilidade em tarefas, padronização do fluxo de trabalho, e modelação de processos para aumentar a performance da organização.
Benefícios da utilização destas ferramentas
Dentre os benefícios de se utilizar estas ferramentas estão:
- Aumento da produtividade e da performance dos times;
- Melhoria da experiência dos clientes;
- Comunicação mais eficiente da equipe;
- Otimização de tempo;
- Redução de custos de funcionamento;
- Organização de processos;
- Melhoria da qualidade da rotina de trabalho do time.
E estes, são apenas alguns dos benefícios decorrentes da utilização de ferramentas simples, e muitas vezes gratuitas.
Melhores ferramentas do mercado
Existem ferramentas para os mais diversos processos que necessitam ser implementados dentro de uma empresa. Vamos citar aqui as nossas favoritas:
Comunicação do time
Um time alinhado é um time que prospera junto! A comunicação é essencial dentro de qualquer empresa e a nossa ferramenta favorita para isso é o Slack!
O Slack é um chat para equipes grandes ou pequenas, que possibilita a criação de diferentes grupos de empresas e canais múltiplos. A plataforma funciona como um WhatsApp só que de forma mais segura e profissional.
Você pode acessá-lo através do navegador ou fazendo ou download em seu computador, tablet ou smartphone.
E o melhor, a ferramenta ainda oferece integração com outros serviços como Google Drive, Trello e Mondays, que também são ferramentas que falaremos aqui mais a frente!
Organização de processos e tarefas
O gerenciamento de tarefas dos colaboradores e o acompanhamento são imprescindíveis para a efetividade de qualquer empresa. Sendo assim, para esse problema as nossas escolhas são o Trello, Mondays e o Google Tasks.
O Trello é uma espécie de gerenciador de projetos, permitindo que você organize e estipule prazos e tarefas para um novo projeto do começo ao fim, ou que utilize-o simplesmente para organizar tarefas do dia-a-dia. E o melhor, existe em uma versão gratuita.
Já o Mondays é completamente voltado para o gerenciamento de um time inteiro ou empresa. Nele é possível estipular tarefas, desenhar processos, constituir times para projetos específicos ou até mesmo utilizá-lo como agenda. Além disso, a plataforma possui integração com Gmail, Trello, Google Agenda e muitos outros aplicativos.
Por fim, o Google Tasks, assim como tudo do Google, é simples e efetivo. Por exemplo, esse aplicativo é perfeito para aqueles que precisam anotar todas as suas tarefas e ir colocando um check ao concluir.
Agenda/Calendário
Quanto à organização de agenda e calendário o Google Agenda é o nosso favorito da vez.
Para quem utiliza o Gmail dentro da empresa, é a opção perfeita de organização para não perder nenhuma reunião. Antes de mais nada, você recebe os invites no e-mail e automaticamente eles migram para o Google Agenda. Além disso, ainda permite que você ative notificações de seus compromissos ou até bloqueie a sua agenda caso esteja fora do escritório, não aceitando nenhum outro compromisso naquele mesmo horário.
Gestão de leads e e-mail marketing
Para gestão de leads e trabalho de e-mail marketing, o nosso favorito é o Active Campaign, que é o que usamos aqui no Lemonadde Coworking. É uma plataforma que integra automação de marketing, vendas e CRM, e possui mais de 300 integrações de seu software.
Além disso, dentro dela você consegue criar e personalizar o seu e-mail marketing e newsletter, automatizar trilhas de e-mails de nutrição de leads, gerenciar e organizar tarefas de prospecção, vendas e muito mais.
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