Você já parou para se perguntar quantas horas de seu dia são gastas com assuntos desnecessários ou em reuniões que não chegam a lugar nenhum?
O condutor de qualquer reunião deve se preocupar em utilizar técnicas para otimizar sua produtividade, a fim de gerar uma troca de conhecimentos e chegar nas soluções necessárias.
Um estudo feito pela Microsoft aponta que cerca de 16 horas das 45 horas semanais de trabalho são gastas em distrações, dentre elas: as reuniões longas e improdutivas.
Se você acha que sua empresa se encaixa nesse estudo, não se preocupe, fizemos uma lista com 7 dicas de ouro para tornar suas reuniões mais eficientes e produtivas. Continue lendo!
Dica 1. Defina um objetivo principal
Uma reunião necessita de um objetivo claro a ser resolvido ou debatido. Apesar de parecer óbvio, muitos colaboradores agendam encontros sem saber por onde começar, nem em qual resultado chegar.
Além disso, é essencial que todos os participantes reservem um tempo anterior à reunião a fim de se preparar para a conversa e terem conhecimento das pautas que irão ser discutidas.
Dica 2. Prepare a reunião
Como o propósito da reunião é alcançar um objetivo pré estabelecido, é importante possuir uma estrutura planejada com começo, meio e fim. Nesse sentido, uma boa estratégia é criar uma ata com as diversas pautas que irão ser tratadas ao longo do encontro.
Além disso, é interessante estabelecer uma divisão de tempo para cada assunto e enviar a pauta previamente produzida à todos os participantes da reunião.
Dica 3. Convoque só as pessoas necessárias
É preciso pensar com cautela em quem realmente deve participar das reuniões, pois escolher pessoas demais ou de menos pode influenciar diretamente na produtividade do encontro.
Dessa forma, convoque apenas aqueles que podem contribuir de maneira positiva com informações e insights relevantes sobre o tema abordado.
Dica 4. Estabeleça uma duração
Evite reuniões muito longas, pois o grupo tende a não prestar mais atenção nas pautas à medida em que elas se estendem, podendo se distrair facilmente e prejudicar o propósito da reunião.
Sendo assim, estipule um tempo e tente sempre respeitá-lo, para que todos possam se organizar e estar 100% presentes no momento do debate.
Dica 5. Evite distrações
Uma das dicas cruciais para a produtividade de uma reunião é não desperdiçar o tempo com assuntos circunstanciais ou distrações naquele momento. Desse modo, é importante que, no início, o condutor solicite que os participantes desliguem seus celulares e foquem nas pautas estabelecidas.
Dica 6. Crie um plano de ação
Como pode-se observar, toda reunião ocorre por um objetivo, e este precisa ser alcançado, mas não necessariamente durante o tempo do encontro. Dessa maneira, é recomendado que se crie um plano de ação claro, com tarefas, próximos passos, prazos e responsáveis.
Dica 7. Saiba terminar a reunião
No momento em que as pautas chegarem ao fim, retome todos os pontos discutidos para ter certeza que ninguém ficou com alguma dúvida. Além disso, analise se a meta foi alcançada e quais foram os insights mais relevantes. E, então, realize o fechamento.
Após o final, é interessante criar uma pequena ata dos assuntos e decisões que ocorreram, assim como os planos de ação, e enviá-la a todos os colaboradores a fim de melhorar a comunicação interna.
Ao seguir esses passos, você perceberá que suas reuniões serão cada vez mais produtivas. Dessa forma, uma vez percebido o resultado positivo, a tendência é que seja replicado a todos os outros setores, obtendo efeitos ainda melhores.
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